Policy för att motverka oegentligheter
Godkänd av styrelsen 2023-09-08 (dokumentet granskas årligen).
Dokumentägare: Generalsekreterare
1. Syfte
Syftet med denna policy är att tydliggöra vad som gäller vid misstankar om oegentligheter samt minimera skadan för Barncancerfonden om oegentligheter (se punkt 7) ändå skulle uppstå. Policyn reglerar hur misstänkta oegentligheter ska rapporteras och hanteras. För jävssituationer har organisationen en mer detaljerad och kompletterande jävspolicy.
2. Procedurer för anmälan om oegentligheter
Oegentligheter rapporteras konfidentiellt till generalsekreteraren eller, om misstankarna involverar generalsekreteraren, till styrelseordföranden. När anmälan tas emot ska den som mottar den omgående se till att ärendet blir formellt undersökt. Detta kan innebära att, om det är berättigat, juridisk sakkunskap anlitas eller att ärendet polisanmäls.
Den som framför misstankar och den som anklagas ska hållas informerad löpande om utvecklingen av undersökningen.
På Barncancerfondens hemsida finns även en visselblåsartjänst. Visselblåsarsystemet är avsett att fånga upp allvarliga missförhållanden som faller inom visselblåsarlagen. Ärenden som inkommer via detta system går till en oberoende extern advokat för rapportering till en särskilt utsedd intern förtroendegrupp med förslag på åtgärd eller vidare hantering.
3. Skydd av identitet
Identiteten för den som rapporterar om oegentligheter och den som anklagelserna riktas mot ska så långt det är möjligt hållas konfidentiella. Om utredningen kräver det kan den ena eller bådas identiteter dock komma att bli officiella. Skulle det vara nödvändigt ska personerna först informeras.
4. Skydd mot repressalier
En person som i god tro framfört misstankar om oegentligheter, eller stöttat annan som gjort detta, ska inte drabbas av repressalier. Det vill säga, personen ska inte behandlas illa eller annorlunda efter att ha framfört misstankarna.
Personer som tror att de utsatts för repressalier på grund av att de rapporterat om oegentligheter ska rapportera det till den som är utsedd att ansvara för utredningen. Vid behov ska personen även vidarebefordra all information och dokumentation som stödjer detta.
Att utsätta en person som gjort en anmälan om oegentligheter för repressalier kan leda till disciplinära åtgärder.
5. Information till styrelsen
Styrelseordförande ska informeras om alla oegentligheter samt om eventuella repressalier. Styrelseordföranden avgör om hela styrelsen bör informeras eller ej.
6. Procedurer för överklagan
En person som bedömts ansvarig för oegentligheter eller för repressalier och därmed blivit föremål för disciplinära åtgärder, kan hänskjuta ärendet till styrelsen. Styrelsens beslut i ärendet är slutgiltigt.
7. Definition av oegentligheter
Oegentligheter används av Barncancerfonden som ett övergripande begrepp för en vid grupp av oönskade beteenden/handlingssätt med konsekvenser för Barncancerfondens anseende och/eller verksamhet. Dessa beteenden inbegriper exempelvis korruption, missförhållanden och förtroendeskadliga ageranden, så som felaktigheter i beslutsfattande eller olämplig sidoverksamhet/bisyssla.
Korruption innebär exempelvis att en person utnyttjar sin ställning för att uppnå otillbörlig fördel för sin egen eller annans vinning. Beteenden som kan ses som korruption eller förtroendeskadligt agerande är exempelvis att en person utnyttjar sin position i organisationen för att skapa sig en ekonomisk fördel, tillskansa sig åtråvärd information eller få ett beslut utformat på ett visst sätt.
Oegentligheter inom ramen för denna policy kan innefatta:
- tagande och givande av muta,
- otillbörlig påverkan,
- förtroendeskadliga bisysslor, andra förmåner,
- att gynna sig själv på arbetsgivarens bekostnad,
- att gynna någon annan på arbetsgivarens bekostnad,
- stöld, bedrägeri, förskingring.