Att arrangera ett eget lopp

Vem som helst kan arrangera ett eget lopp. Privatpersoner, företag, idrottsföreningar eller träningsanläggningar. Du kanske är en van arrangör eller har aldrig tidigare annordnat ett lopp. Oavsett så finns vi på Barncancerfonden till hjälp för att stötta dig under planeringens gång. 

Den 14-22 september arrangeras Vitamin Well Run of Hope för nionde gången. Sedan starten har eventet genererat över 11,5 miljoner kronor till den livsviktiga barncancerforskningen och stöd till drabbade barn och deras familjer. 

Vi på Barncancerfonden är fast beslutna om att varje år slå förra årets insamling - därför behöver vi din hjälp! 

Genom att arrangera ett eget lopp är du med och bidrar till att forskningen kring barncancer får fortsatt finansiellt stöd. Pengarna som samlas in går även till nödvändigt råd och stöd för drabbade barn och deras familjer. Dessutom får både du och dina deltagare en härlig dag tillsammans där ni får tillfälle att utöva en rolig och härligt svettig aktivitet!

Det spelar ingen roll hur stort eller litet ditt event blir. Det viktiga är att du är med - varje krona gör skillnad.

Så här går det till:

1. Välj tid och plats för ditt lopp
2. Registrera dig som arrangör. På så sätt skapas din egen eventsida. 
3. Sprid budskapet och bjud in deltagare till ditt egna Vitamin Well Run of Hope!

Här kommer en del tips till dig som arrangör så att du kan planera och utföra ett så bra lopp som möjligt.

Checklista

När du anmält dig som arrangör är nästa steg att ladda ner vår övergripande checklista som stöd. 

Ladda ner checklista (jpg).

Att tänka på inför ditt lopp

Här har vi samlat tips till dig som arrangör så du kan planera och utföra ett så bra Run of Hope som möjligt. 

• Er arrangörssida

  På er arrangörssida kan ni:   

  • Sätta ett insamlingsmål   
  • Bestämma hur många dagar ditt lopp ska pågå
  • Skapa flera distanser eller pass för ditt lopp
  • Bestämma antal platser på ditt lopp
  • Lägga upp kontaktinformation   
  • Lägga upp allmän information om eventet   
  • Lägga upp en bild   
  • Lägga upp sponsorer  
• Marknadsföring

  Sprid ditt evenemang genom att sätta upp affischer, marknadsför på sociala medier och via mejlutskick. Som arrangör får du ett digitalt marknadsföringskit med material du själv kan skriva ut eller använda i sociala medier. Några veckor innan ditt event kommer du även få ett pressutskick från oss på Barncancerfonden. Där hittar du tips på hur du kan ta kontakt med lokalpress för att få mer marknadsföring till ditt event.

  • Använd gärna hashtagen #runofhope #barncancerfonden och #utrotabarncancer. 
  • Tagga @barncancerfonden i era inlägg så har vi möjlighet att dela dem vidare för att spida ert Run of Hope ytterligare. 
  • Arbeta aktivt med era sociala medier. Skapa innehåll på er Facebook-sida löpande.
  • Skapa ett event på Facebook där du bjuder in dina deltagare och lägg upp peppande inlägg för att skapa en gemenskap. 
• Betalning och insamling
  • Era deltagare anmäler dig via er anmälningssida. Betalningen går direkt till Barncancerfonden men kommer att synas på er sida. Man betalar med kort, swish eller faktura (företag).
  • Det går att skänka gåvor på er anmälningssida med kort eller swish. Gåvorna kommer att synas på er insamlingssida.
  • Det går att köpa sponsorskap på er insamlingssida. Det finns tre färdiga sponsorpaket att välja mellan: brons, silver eller guld, som man enkelt kan beställa via insamlingssidan. 
  • Barncancerfonden tillhandahåller en unik QR-kod för swish som kan användas för spontana gåvor till din insamling. Du hittar din QR-kod på din eventsida och i ditt bekräftelsemail från Barncancerfonden. 
  • Hantering av kontanter kan förekomma. Det enklaste är om ni pratar med en lokal bank innan Run of Hope så att ni vet att det går att sätta in kontanter där. Sätt in pengarna till Barncancerfonden BG-nr 9020900 och märk inbetalningen ”Run of Hope [år och arrangörsnamn]. Det går även bra att swisha in summan med hjälp av din QR-kod.  
• Inför eventet
  • Var noga med att ange korrekta kontaktuppgifter i din arrangörsanmälan om dina deltagare behöver komma i kontakt med dig.
  • Välj vilken dag du vill arrangera ditt event mellan den 14-22 september. Var tydlig med vilken dag ditt event arrangeras på. 
  • Välj gärna en distans som passar de som inte annars springer så mycket. Du kan också välja flera distanser om du t.ex. vill ha ett barnlopp och ett vuxenlopp. Den vanligaste sträckan att springa är mellan 4-6 km. Men självklart är det du som arrangör som bestämmer hur lång sträckan ska vara.
  • Kom ihåg att ange starttid för ditt lopp. Det gör du i samband med din anmälan. Du bestämmer själv vilken tid ni ska springa samt om du vill att ditt lopp ska pågå under flera dagar. 
  • Ett tips är att dela upp deltagarna i olika startgrupper om du har många anmälda. Då kan det också vara bra om du tar hjälp av andra löparkompisar som kan leda grupperna.
  • De som leder grupperna, oavsett om det är en eller flera, bör känna till och behärska sträckan väl.
  • Run of Hope genomförs den 14-22 september i hela Sverige. Men kom ihåg att redan under våren och sommaren börja marknadsföra ditt event för att få så många deltagare som möjligt! I ditt välkomstmail finns en länk till ditt startkit med marknadsföringsmaterial du kan använda för att locka fler deltagare till ditt event.  
  • Skapa en riktig folkfest! Se till att förbereda ditt event noga, oavsett om det sker fysiskt eller virtuellt. Oavsett om du arrangerar ett fysiskt eller virtuellt lopp så är det viktigt att dina deltagare känner samhörighet och engagemang under loppets gång. Det är bara fantasin som sätter gränser!  
• Under eventet
  • Säkerställ att alla deltagare vet vart de ska ta vägen när de anländer och vad de ska göra.  Alltifrån registrering till eventuell nummerlappsutdelning och start. 
  • Hälsa alla välkomna och berätta lite kort om vad Run of Hope handlar om och vad deltagarnas anmälningsavgifter går till. I ditt startkit finns även ett informationsblad om Barncancerfonden som du kan använda om du vill! Här kan du läsa mer om hur vi använder och fördelar pengarna.
  • Spring! Genomför årets viktigaste löpevenemang tillsammans med dina deltagare. Kom ihåg att deltagande går före prestation. Försök att hålla ihop klungan och rätta er efter rådande trafikregler. 
  • Använd din QR-kod för att samla in extra bidrag under eventdagen.  
  • Tacka gruppen för deras insats efter att ni har gått i mål.
  • Efter loppet får du gärna hitta på en rolig avslutningsaktivitet för dina löpare. Här är det bara fantasin som sätter gränser!
• Efter eventet
  • Tacka alla deltagare för deras insats och berätta hur mycket deras deltagande betyder för Barncancerfondens arbete.    
  • I ditt digitala marknadsföringskit finns ett diplom du kan skriva/skicka ut till dina deltagare som tack för deras insats.    
  • Det tar cirka 2–3 dagar innan alla gåvor från dina deltagare har kommit in på din eventsida och ni kan se ditt slutgiltiga insamlingsresultat.   
  • Skicka gärna ut ett ytterligare tack någon dag efter eventet. I ditt startkit finns en tackfilm som du kan lägga upp på sociala medier.

Du kan alltid kontakta oss om du har frågor!

Skicka ett mejl till event@barncancerfonden.se